Tips voor internationale onboarding

Datum: 20 augustus 2019

Sharon Keuvelaar
Consultant

+31 6 1207 9416

+31 88 6070100

Over onboarding is veel te lezen en waarschijnlijk weet je hier al veel vanaf. Daarover gaat dit artikel dan ook niet. Waar ik je wel graag over wil bijpraten is internationale onboarding. Lijkt bijna hetzelfde, is het niet. Internationale onboarding draait om de cultuur van een organisatie. Het is een ontzettend belangrijk traject om internationale medewerkers voor de lange termijn aan je organisatie te binden.

Je hebt een geschikte internationale kandidaat gevonden en enthousiast is hij begonnen in jouw organisatie. Maar voor hoe lang? 40 procent van alle nieuwe medewerkers is namelijk binnen 6 maanden alweer op zoek naar een nieuwe baan. Wat ging er mis? Alles stond klaar om hen een vliegende start te geven. Het inwerktraject ging soepel en was snel afgerond. Dát ging er dus mis. Want hoe goed kende jij de nieuwe collega eigenlijk? En hoe goed kende hij het werk en de organisatie? Met onboarding voorkom je dat een nieuwe medewerker snel vertrekt en bind je het talent voor lange termijn aan je organisatie. En internationale onboarding is wellicht nog een stapje belangrijker. De cultuurverschillen, maar ook de fysieke afstand maken het een uitdaging om verbonden te worden én te blijven met elkaar.

​Waarom is internationale onboarding zo belangrijk?

Niet zo gek dus dat internationale onboarding de nodige uitdagingen met zich meebrengt. Een Belgische medewerker bijvoorbeeld heeft behoefte aan echt contact en wil een vertrouwensband opbouwen. Duitse medewerkers houden van structuur, willen graag een concreet plan ontvangen. Een overnachting (mits van te voren goed gecommuniceerd) is geen probleem en afstand is voor hen betrekkelijk. En Franse medewerkers willen in de watten gelegd worden. Slechts enkele voorbeelden uit de cultuurverschillen tussen Nederlandse, Belgische, Duitse en Franse medewerkers. Verschillen die te overbruggen zijn. Maar je moet ze wel kennen. Daar gaat internationale onboarding over.

Hoe doe je dat dan; succesvol internationaal onboarden? Dat gaat verder dan het inwerktraject. Onboarding is het totaalpakket van oriëntatie tot aan een succesvolle carrière binnen de organisatie. Een proces dat nog te vaak wordt vergeten en wordt onderschat. Het is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces. Je begeleidt jouw nieuwe collega persoonlijk en continu in het traject om de nieuwe organisatie te leren kennen. Ik hoor je denken; de kunst van onboarden hebben we onder de knie, internationaal onboarden is toch nagenoeg hetzelfde? Klopt, op papier doorloop je dezelfde fases. Maar in de praktijk blijkt dat internationale onboarding heel wat voeten in de aarde heeft.

Een voorbeeld uit de praktijk:
De inwerkperiode voor de nieuwe Duitse medewerker is opgesteld en samen loop je hier doorheen. De overdracht gebeurt veelal mondeling, zoals je gewend bent. Duitse medewerkers hebben echter behoefte aan een goede, inhoudelijke inwerkperiode waarin informatie ook gedocumenteerd is. Mondeling alleen is niet voldoende. Als je dat van te voren had geweten, had je hierop in kunnen spelen en kunnen zorgen dat alles uitgewerkt op papier stond. De nieuwe medewerker voelt zich dan begrepen en welkom.

Hoe zien de verschillende fases van internationale onboarding er in de praktijk uit?

Oriëntatie

Net als bij regulier onboarden zorg je er bij internationaal onboarden ook voor dat je een eerlijk beeld van de vacature en organisatie omschrijft. In deze fase is het bij internationale onboarding belangrijk dat je de organisatiecultuur schetst. Je wilt erachter komen welke cultuur de kandidaat gewend is en of dat past bij jouw organisatiecultuur. Door tijdens het sollicitatiegesprek de juiste vragen te stellen kom je hierachter. Wat zijn de omgangsvormen die de kandidaat prettig vindt, uit wat voor soort organisatie met welke hiërarchie komt hij? In alles wat je doet moet de cultuur van de organisatie naar voren komen. En dat start al bij de eerste kennismaking met de receptioniste. In deze fase is het belangrijk om een zo eerlijk en echt beeld van de organisatie te laten zien, zodat verwachtingen later overeenkomen.

Pre-boarding

Nadat de handtekeningen onder het contract zijn gezet, kun je aan de slag. Belangrijk bij internationale onboarding is dat je jezelf verdiept in de cultuur van de nieuwe medewerker. Wat zijn de gebruiken en gewoontes daar met betrekking tot bijvoorbeeld werktijden, pauzes en communicatie? We verwachten dat een nieuwe medewerker integreert in de Nederlandse bedrijfscultuur, maar daar heeft hij wel hulp bij nodig. Wederzijds respect is hierin erg belangrijk. Pas je ook aan zijn cultuur aan en probeer een middenweg te vinden in wat voor jullie beide goed voelt.

Een voorbeeld uit de praktijk:
Je hebt een nieuwe Franse collega en je stelt voor om in de pauze even snel een broodje achter het bureau te eten. Als je zou weten dat een Fransman graag de tijd neemt voor zijn lunch, zou je wellicht niet voorstellen om snel een broodje uit de hand te eten. De Fransman wil gepamperd worden en houdt van aandacht. Door op zijn behoefte in te spelen zorg je voor een goede start. De kandidaat voelt zich direct betrokken en gewaardeerd.

Onboarding

De eerste werkdag is aangebroken en alles staat voor de nieuwe collega klaar. Collega’s zijn op de hoogte van de komst van de nieuwe medewerker en met verschillende personen staan kennismakingsgesprekken ingepland. Op deze manier geef je de nieuwe medewerker een welkom gevoel. Bij internationale onboarding is het belangrijk dat je weet hoe de nieuwe medewerker te werk gaat. Gooi hem niet in het diepe, maar koppel hem aan een mentor. Een vast aanspreekpunt waar hij terecht kan voor vragen en ondersteuning. Deze fase in het onboarding programma loopt door totdat de nieuwe medewerker volledig is ingewerkt. Ook daarna is het belangrijk om aandacht te geven aan de nieuwe collega.

Een voorbeeld uit de praktijk:
Een Belgische kandidaat gaat bij een Duitse organisatie als sales medewerker aan de slag. In de eerste maand wordt hij goed ingewerkt op het hoofdkantoor. Er wordt veel aandacht besteed aan de eerste stap van het onboarding programma om de organisatie beter te leren kennen. Na een maand wordt de nieuwe medewerker losgelaten en in het diepe gegooid. Daar gaat het mis. Hij voelt zich niet ondersteund en raakt de net opgebouwde band met de organisatie kwijt. Binnen 3 maanden kondigt hij zijn vertrek aan. Internationale onboarding stopt niet na de eerste fase, na het inwerken, maar loopt daarna ook nog door.

Offboarding

Ook wanneer jullie op een later moment besluiten uit elkaar te gaan, wil je dat de medewerker met een positief gevoel terugkijkt op zijn carrière bij jouw organisatie. Deze fase start vanaf het moment dat de beslissing wordt genomen dat de medewerker de organisatie verlaat, tot hij voor de laatste keer de deur achter zich dichttrekt. Plan een exitgesprek in en verzamel (en archiveer) de feedback zodat je hier in de toekomst weer van kan leren. Bedank de medewerker voor zijn inzet en houd contact met elkaar.

Belangrijke bouwstenen voor succesvol internationale onboarding

Belangrijke bouwstenen voor een succesvol internationaal onboarding programma zijn:

  • Bereid je goed voor. Bekijk het ‘standaard’ onboarding programma en pas dit aan op de nieuwe medewerker. Een goed onboarding programma moet continu bijgeschaafd en aangepast worden. Het is wel belangrijk om de grote lijnen als basis uitgewerkt op papier te hebben, zodat je niet iedere keer vanaf nul moet beginnen.
  • Ga niet gehaast te werk. Geef niet alle informatie en werk aan de nieuwe medewerker in één keer, maar knip het op in behapbare stukken.
  • Overzie het totaalplaatje. Onboarding is een programma van de gehele organisatie. Betrek collega’s en afdelingen hierbij. Benoem voor de nieuwe medewerker één vast aanspreekpunt, maar kijk welke collega’s nog meer betrokken moeten worden zodat de nieuwe medewerker een goed netwerk opbouwt.
  • Houd contact. Zeker wanneer de fysieke afstand groot is, is het belangrijk om goed (face-to-face) contact met elkaar te houden. Wekelijks een telefoontje om even bij te kletsen, is minimaal. Maar zoek elkaar daarnaast ook echt op. Online (video, e-mail) of telefoontjes zijn niet voldoende om écht betrokken bij elkaar te blijven.
  • Evalueer. Blijf in gesprek met elkaar en vraag regelmatig om feedback. Gebruik daarvoor niet alleen de functionerings- en beoordelingsgesprekken, maar korte tussentijdse overleggen zijn net zo belangrijk om te ontdekken hoe het met iemand gaat. Aandachtspunten tijdens deze gesprekken kunnen zijn: behaalde successen en resultaten en de tevredenheid van medewerker en organisatie.

Belangrijke (formele) evaluatiemomenten zijn:

  • Na één week: tijdens dit gesprek focus je op de introductie en eerste indruk van de organisatie.
  • Na 30 dagen: plan een gesprek in om te kijken hoe het gaat. De keuze om te blijven binnen een organisatie wordt namelijk in de eerste 30 dagen gemaakt.
  • Na 45 dagen: check of de verwachtingen zijn waargemaakt. Voelt de nieuwe medewerker zich onderdeel van het team?
  • Na 90 dagen: meet de bevlogenheid van de medewerker. Voelt hij zich onderdeel van de organisatie?

Het resultaat: blijvend succes voor nieuwe medewerkers

Goed internationaal onboarden duurt minimaal een half jaar. Het is dus een traject van een lange adem. Maar uiteindelijk is het voor de lange termijn het effectiefst om nieuwe internationale medewerkers te binden aan je organisatie. Dit allemaal met als doel: van outsider insider worden. De medewerker voelt zich een volwaardig lid van de organisatie. Hij is een ambassadeur geworden en straalt dit gevoel ook uit. Onboarding is een blijvend succes voor nieuwe medewerkers.